Office Manager – Eurotank Amsterdam (ETA)

AreaAdministration LocationAmsterdam, The Netherlands (ETA)

Eurotank Amsterdam (ETA) is onderdeel van VTTI, een van ‘s werelds toonaangevende leveranciers van opslag voor energie en andere essentiële producten zoals chemicaliën. VTTI is gelegen op belangrijke scheepvaartknooppunten en bevoorradingsgateways en biedt meer dan 10 miljoen kubieke meter opslagcapaciteit op vijf continenten.

Over ETA

Een energieopslagbedrijf in de Amsterdamse haven, dat volop met de energietransitie bezig is. Binnen deze ontwikkeling past ook het steeds verder vergroten van het aandeel biobrandstoffen en biofeedstocks, die door Eurotank worden op- en overgeslagen. Producten kunnen worden verwarmd en geblend (vermengd). ETA beschikt hiervoor over een kleine tweehonderd landtanks, elf steigers en een uitgebreid netwerk van pijpleidingen, die voor de energietransitie verbouwd worden. De overslag van producten vindt plaats per (zee)schip, trein en truck. ETA bedient verschillende internationale klanten dit doen wij met ruim 100 collega’s.

Wat ga je doen?

In het kader van onze groeiambities en energie transitie zijn wij per direct op zoek naar versterking ter ondersteuning van ons management.

Als Officer Manager ben je de spil in onze organisatie en ondersteun je het management. Jij bent de spin in het web bij verschillende ondersteunende taken die een secretarieel en administratief karakter hebben. Deze functie maakt dan ook het verschil voor met name de interne klant en vervult voor ETA een zeer belangrijke rol.

Jouw verantwoordelijkheden

Opstellen agenda MT vergadering & voorzien in benodigde vergaderstukken;
Notuleren van vergaderingen, uitwerken en distribueren naar deelnemers van de betreffende vergadering;
Agendabeheer
Voeren van correspondentie in het Nederlands en Engels;
Aannemen van de telefoon, postbehandeling, ontvangen van bezoek;
Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe klanten;
Beheren van de kantoorartikelen voorraad;
Zorgdragen voor documentbeheer;
Organiseren en coördineren van speciale projecten;
Ten behoeve van onze Operations lever je een bijdrage aan het beheer van onze verschillende afvalstromen;
Beheren van ons sleutelplan.

Wat is jouw achtergrond?

Je bent organisatorisch sterk en communicatief vaardig. Je bent op je best als er veel tegelijk speelt en vindt het leuk om de verschillende taken succesvol te volbrengen.

Mbo werk- en denkniveau;
Beheersing van de Nederlands en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Hands on mentaliteit;
Gestructureerd en nauwkeuring;
Analytisch vermogen, kritische houding en omgevingsbewust;
Communicatief vaardig;
Zelfredzaam en doorzettingsvermogen;
Resultaat gericht en denkend in oplossingen;
Ervaring met Word, Excel.

Wat bieden wij?

Parttime functie voor 24 tot 32 uur per week.
Je zal terecht komen in een dynamische en internationale omgeving, in een groeiend bedrijf met de nodige financiële daadkracht, waarin de energietransitie centraal staat.
Je zal deel uit maken van een gezellig, enthousiast, gedreven en ambitieus team, waarin voldoende ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
Wij bieden eerst een contract voor bepaalde tijd met de nadrukkelijke intentie deze om te zetten naar een onbepaalde tijd.
Bovenop een salaris (conform onze CAO, schaal) bieden we:
- 30 vakantiedagen
- reiskostenvergoeding
- vakantiegeld 8,33%
- pensioenregeling
- bedrijfsafhankelijke bonus per jaar
- ontwikkelingsmogelijkheden (incl. opleidingen/cursussen)

Geinteresseerd? Solliciteer direct!

Voel jij je aangesproken? Stuur dan je profiel / CV naar xhr@eta.vtti.com.

De sollicitatieprocedure:

1^e gesprek: Terminal Manager en HR
2^e gesprek: SVP VTTI-NL, en een collega uit het Management team waarvoor je komt te werken.

Apply for this position

Hiring process

Preparing

We invite you to take a look through our website to get an insight into our business, our values, our ambitions, and our people.

When you are ready to apply, the first step is simple: submit your application through our website or via LinkedIn. You will need to upload your resume and any other relevant documents specified in the job description, such as a portfolio. We also encourage you to write and upload a short cover letter explaining why you are a great fit for the role.

Do you already know someone at VTTI? If so, they may be open to sharing their experiences, answering any questions, and even introducing you as a referral candidate.

We embrace diversity, inclusivity and non-discrimination in our hiring practices, and are open to people of all backgrounds. We recognize that different applicants may have different needs, so feel free to share any support needs with our recruiter, for example due to any type of disability. It is in our interest to help you show us the best, most comfortable version of who you are.

Screening

Once we have received your application, our recruitment team will review it to see if your skills and experience align with the role.

If we think you could be a good fit, we may schedule a quick phone or video call to get to know you a little better. This is a chance for us to learn more about your background and for you to ask any questions you might have about the role or our company. We will also discuss your experience with the hiring manager or panel.

If we think you might be a better fit for a different position within our organization, now or in the future, we will contact you and discuss the opportunity and/or next steps.

Selecting

If things go well during the initial screening, you will move on to the first interview.

We want this to be a two-way conversation—because this is also your opportunity to find out more about whether you would like to work with us and make VTTI the next step in your career. The process and the number of interviews depending on the seniority level and the location of the role. All candidates for the same position will follow the same process.

Depending on the role we might ask you to prepare a technical task or business case or ask you to complete a short personality assessment, a skills assessment, or a full day in-person assessment. The purpose of this is to give us a better sense of how you approach problem-solving, your leadership style and/or how you would apply your skills to the role.

You are also welcome to ask for an extra interview or an orientation day at the terminal or office, if you need further conversations or in-person experience to make your decision.

Hiring

We value your time and effort and will do our utmost to provide feedback as quickly as possible.

Whether it’s an offer or constructive feedback, we will try to communicate clearly with you about the next steps.

If you are offered the role, be available to answer any questions you might have. We know that changing jobs is something you don’t do every day and is a major life event, so we’ll try to support you as well as we can.

Good luck, and we can’t wait to meet you!